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ARTICLE I :
NOM Le nom de cette organisation est « L’Association québécoise des physicien(ne)s médicaux cliniques », et l’acronyme correspondant est « AQPMC ». Afin d’alléger la suite du texte, le genre masculin est employé pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.
ARTICLE II : OBJECTIFS
Les objectifs de l’AQPMC sont : A) L’étude, la défense et le développement des intérêts économiques, sociaux et moraux de ses membres ; B) Favoriser l’échange d’informations scientifiques et techniques reliées à la science et la pratique de la physique médicale ; C) Assister au développement et à la protection de standards professionnels dans le domaine de la physique médicale et ; D) De promouvoir au Québec la reconnaissance de l’importance de la certification par le Collège canadien des physiciens en médecine (CCPM), ainsi que d’encourager les membres de l’AQPMC à devenir certifiés par le CCPM. L’association peut mener ses affaires au Québec et ailleurs.
ARTICLE III : MEMBRES
Trois catégories de membres caractérisent l’effectif :
ADMISSIBILITÉ ET DROITS DES MEMBRES RÉGULIERS
Sont admissibles ceux qui ont gradué d’une université reconnue, et qui souscrivent aux objectifs précis de l’AQPMC, et qui pratiquent la physique médicale en milieu hospitalier québécois, tel que déterminé par une révision de la demande d’adhésion annuelle. Ceux qui sont admissibles peuvent devenir membre lors du paiement de leurs cotisations annuelles. Chaque membre présent à une rencontre officielle aura le droit d’exercer un vote. Par contre, on pourra demander aux membres d’exercer leur droit de vote par la poste sur des questions précises. Les membres peuvent aussi faire partie du conseil d’administration.
ADMISSIBILITÉ ET DROITS DES MEMBRES ÉTUDIANTS
Les membres étudiants doivent être des individus qui étudient à temps plein dans une spécialité qui les qualifiera par la suite à être admis comme membres réguliers de l’AQPMC. Les membres étudiants doivent soumettre une preuve de leur statut étudiant. Ceux qui sont admissibles peuvent devenir membre lors du paiement de leurs cotisations annuelles en tant que membres étudiants. Les membres étudiants n’ont pas le droit de vote. Les membres étudiants peuvent être appelés à participer à des comités sous réserve de l’accord du conseil d’administration.
ADMISSIBILITÉ ET DROITS DES MEMBRES ASSOCIÉS
Sont admissibles ceux qui ont été auparavant membres réguliers, mais qui désormais ont pris leur retraite, ont quitté le réseau de la santé ou pratiquent à l’extérieur du Québec. Sont admissibles ceux qui ont été auparavant membres étudiants qui ont gradué et obtenu leur diplôme et qui désormais sont à la recherche d’emploi ou qui pratiquent la physique médicale à l’extérieur du réseau de la santé du Québec. Sont admissibles ceux qui répondent aux critères d’admissibilité du membre régulier, à l’exception qu’ils occupent un poste de cadre (avec des physiciens médicaux à leur charge). Sont admissibles ceux qui répondent aux critères d’admissibilité du membre régulier, à l’exception qu’ils occupent un poste académique et qu’ils pratiquent la physique médicale en milieu hospitalier québécois ou en milieu universitaire québécois. Sont admissibles, avec approbation du conseil d’administration, ceux qui pratiquent la physique médicale au Québec, mais qui ne sont pas admissibles au statut de membre régulier. Ceux qui sont admissibles peuvent devenir membres lors du paiement de leurs cotisations annuelles. Les membres associés n’ont pas le droit de vote dans l’association, mais peuvent participer aux activités de l’AQPMC et siéger aux comités. Les membres associés ne peuvent pas faire partie du conseil d’administration.
DÉMISSION
Les membres qui souhaitent démissionner peuvent le faire en signalant leur décision au secrétaire. Toutefois, les cotisations annuelles déjà recueillies par l’AQPMC ne seront pas remboursées.
DISCIPLINE
Lors d’une réunion générale, l’assemblée peut, sur recommandation du conseil d’administration, expulser, suspendre, ou réprimander un membre engagé dans des activités contraires au code professionnel. Une majorité des deux tiers de l’assemblée de la réunion générale est requise afin d’imposer une mesure disciplinaire.
COTISATION
Les cotisations annuelles seront proposées par le conseil d’administration et approuvées par les membres lors de la réunion générale annuelle.
ARTICLE IV : ADMINISTRATEURS
A) LES ADMINISTRATEURS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE CETTE ASSOCIATION SONT :
1) Président sortant
2) Président
3) Secrétaire-Trésorier
4) Conseiller du comité des affaires professionnelles
5) Conseiller du comité des sciences et de l’éducation
6) Conseiller à l’assurance qualité et à la radioprotection
7) Conseiller à la communication Les administrateurs élus aux postes 2) à 7), et le cas échéant l’administrateur au poste 1), forme le conseil d’administration.
B) ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS
1. Les postes de président et de président sortant doivent être remplis consécutivement par le même membre. Le poste de président a un mandat de 3 ans et celui de président sortant de 1 an. Lorsque ces mandats ont été pleinement remplis, le membre ne sera pas admissible pour un autre mandat consécutif à celui qui vient de se terminer au poste de président.
2. Le secrétaire-trésorier et les quatre conseillers sont nommés pour un mandat trois ans. L’élection de ces administrateurs aura lieu lors d’années successives, le secrétaire-trésorier sera élu en même temps que le conseiller à l’assurance qualité et à la radioprotection, les conseillers du comité des affaires professionnelles et des sciences et de l’éducation seront élu la même année alors que le conseiller à la communication sera élu la même année que le président. Lorsqu’un mandat a été pleinement rempli dans l’un des cinq postes, le membre ne sera pas admissible pour un autre mandat consécutif à celui qui vient de se terminer à ce même poste.
3. Le secrétaire ouvre la période des mises en candidatures en sollicitant annuellement des nominations pour les postes ouverts autour du 1er janvier de chaque année. Un formulaire de mise en candidature est acheminé par le secrétaire à tous les membres ayant le droit de vote.
4. La présidence d’élection est tenue par le président de l’association ou son délégué (membre du conseil d’administration).
5. Les mises en candidature écrites doivent être signées par deux membres réguliers appuyant le candidat ainsi que par le candidat qui, par sa signature, accepte sa nomination. Une brève biographie et expression d’intérêt devront être fournies par le candidat. Le dépôt des mises en candidatures est fait par courrier électronique au secrétaire-trésorier.
6. La fermeture des mises en candidatures par le président des élections est effectuée le 31 mars à 23h59 chaque année. La divulgation des candidats peut être faite à tout moment par le président d’élection après le début la période de mises en candidatures.
7. Si un seul candidat envoie sa candidature pour un poste, celuici est élu par acclamation à la discrétion du conseil d’administration. Un vote aura lieu seulement si plus d’un candidat se présente pour le même poste. Le vote se tient de façon électronique et est d’une durée de 10 jours. La brève biographie et l’expression d’intérêt fournies par le candidat sont envoyées à tous les membres votant avec le lien vers le vote. Le décompte du vote s’effectue par le président de l’élection et il annoncera le candidat élu.
8. Le décompte du vote peut être effectué par deux scrutateurs si au moins 2 membres de 2 centres hospitaliers différents le demandent. Les scrutateurs sont nommés par le président d’élection parmi les membres réguliers, ces derniers ne doivent pas provenir du même centre hospitalier.
9. Pour être élu à un poste, une majorité simple des votes doit être obtenue pour un nombre de votant minimal de 25% des membres réguliers.
10. Les nouveaux administrateurs élus prendront leurs responsabilités le 1er mai de chaque année, date à laquelle les administrateurs précédents seront responsabilité.
11. Dans l’éventualité où un membre du conseil d’administration démissionne avant la fin de son terme ou qu’aucun candidat n’est élu lors des procédures d’élection, une nomination par intérim peut être faite par le conseil d’administration. Le reste du mandat sera rempli par un membre élu lors d’une élection au cours de l’année suivante.
12. Un membre de l’AQPMC ne peut cumuler plus d’un poste.
C) DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS
Le président est le chef du conseil d’administration de l’AQPMC et il préside lors de la réunion générale annuelle ainsi que lors des rencontres du conseil d’administration. Le secrétaire-trésorier agit comme greffier, consignant tous les débats dans les livres gardés à cette fin. Il sera responsable de notifier les membres à propos de toutes les réunions des membres et du conseil d’administration. Il sera aussi responsable du maintien et de la distribution annuelle du répertoire des membres. Il vérifiera l’admissibilité des nouveaux membres. Il a la garde de tous les fonds, valeurs et titres, et tient un registre complet et exact des revenus et débours dans les livres appartenant à l’AQPMC, et il dépose l’argent et toutes autres valeurs au nom et au crédit de l’AQPMC dans les dépôts désignés par le conseil d’administration. Il dépensera les fonds de l’AQPMC tel que prescrit par le conseil d’administration, en gardant tous les reçus pour ces débours, et rapportera au conseil d’administration chaque fois qu’il le souhaitera, un rapport de toutes les transactions ainsi que la situation financière de l’AQPMC. Il produira, au besoin, un bulletin de nouvelles. Il accomplira les autres devoirs qui peuvent être demandés, de temps en temps, par le conseil d’administration. Le conseiller du comité des affaires professionnelles préside le comité des affaires professionnelles de l’AQPMC. Il est responsable des activités de celui-ci et doit rapporter au conseil d’administration et aux membres de l’association le compte rendu de ce comité. Le conseiller du comité des sciences et de l’éducation préside le comité des sciences et de l’éducation de l’AQPMC. Il est responsable des activités de celui-ci et doit rapporter au conseil d’administration et aux membres de l’association le compte rendu de ce comité. Le conseiller à l’assurance qualité et à la radioprotection préside le comité d’assurance qualité et de radioprotection de l’AQPMC. Il est responsable des activités de celui-ci et doit rapporter au conseil d’administration et aux membres de l’association le compte rendu de ce comité. Le conseiller à la communication préside le comité communication de l’AQPMC. Il est responsable des activités de celui-ci et doit rapporter au conseil d’administration et aux membres de l’association le compte rendu de ce comité. Le président sortant est principalement responsable de s’assurer de la passation des dossiers au président élu.
D) RÉMUNÉRATION
Les administrateurs remplissent leur mandat sans rémunération, et aucun administrateur ne reçoit directement ou indirectement quelque profit que ce soit découlant de son poste, pourvu qu’un administrateur puisse être remboursé pour les dépenses raisonnables encourues par lui-même lors de l’exercice de ses fonctions.
E) POUVOIRS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration de l’association administrera l’association de manière à atteindre les objectifs énumérés dans l’article II.
F) EXÉCUTION DES DOCUMENTS
Tous les contrats, documents, ou autres écrits requérant la signature de l’association, seront signés par un administrateur et tous les contrats, documents ou autres écrits lieront l’association sans autre autorisation ou formalité. Les administrateurs auront le pouvoir, de temps en temps, de nommer un ou des membres de l’association afin de signer des contrats, documents, ou autres écrits ciblés.
G) RETRAIT DES ADMINISTRATEURS
Les postes seront déclarés vacants automatiquement :
a) si un membre du conseil d’administration démissionne de son poste en livrant une lettre de démission au secrétaire de l’association ;
b) si une cour de justice est d’avis que l’administrateur ne jouit pas de toutes ses facultés mentales ;
c) si l’administrateur déclare faillite ou si l’administrateur suspend le paiement ou ses arrangements avec ses créanciers ;
d) si, lors d’une réunion spéciale générale des membres, une résolution portant sur le retrait de l’administrateur est passée avec 66% des voix des membres présents ;
e) en cas de décès. Dans le cas où une vacance survient pour l’une des raisons listées dans ce paragraphe, le conseil d’administration, par un vote majoritaire simple, pourra, par désignation, remplir cette vacance par un des membres de l’association.
ARTICLE V : RÉUNIONS DES MEMBRES
A) L’AQPMC tiendra une réunion générale des membres au moins une fois par année calendrier.
B) Le temps et le lieu de cette réunion, tels que choisis par le conseil d’administration, seront normalement décidés et communiqués trois mois en avance de la réunion. S’il le juge préférable, le conseil d’administration peut choisir qu’une réunion particulière puisse avoir lieu hors du Québec ou en format virtuel, ou en partie en présence et en partie en format virtuel. Dans le cas d’une réunion en format virtuel, le CA doit s’assurer d’utiliser une plateforme accessible aux membres.
C) L’ordre du jour de la réunion générale contiendra normalement :
1. Adoption de l’ordre du jour
2. Adoption du compte-rendu
3. Rapport du président
4. Rapport financier du trésorier
5. Rapports des différents comités
6. Élection du conseil d’administration
7. Débats sur les questions d’intérêt général.
D) Le quorum pour la rencontre générale annuelle est de 20% des membres réguliers. Si le format de la rencontre est virtuel, il doit être possible d’identifier formellement les membres en début de rencontre afin de tenir un registre des présences.
E) Le VOTE sur les motions n’est généralement pas secret sauf dans le cas où un membre demande un vote secret. Toutefois, lorsque la réunion est réalisée en format virtuel tous les votes seront secrets et réalisés de façon électronique dans un délai maximal de 10 jours; dans ce cas le secrétaire-trésorier comptabilisera les votes, en présence d’au moins un membre de l’association, et annoncera le résultat. Une majorité simple est suffisante pour l’adoption d’une motion sauf dans les cas précisés dans ces règlements.
F) Tous les membres seront notifiés à au moins 15 jours de la tenue d’une réunion spéciale. Si le conseil d’administration le juge préférable, la réunion peut être tenue en format virtuel.
G) Le conseil d’administration convoquera une réunion spéciale des membres dans les 90 jours suivant une demande, par écrit ou par courriel, faite par au moins 15% des membres représentant au moins 3 centres hospitaliers.
H) La notification de toute rencontre où des affaires spéciales auront lieu doit contenir suffisamment d’informations pour permettre aux membres de former un jugement raisonné sur la décision à prendre.
ARTICLE VI : RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Les réunions du conseil d’administration auront lieu, au besoin, en tout temps et lieu à être déterminé par les administrateurs pourvu qu’un avis écrit soit donné suffisamment en avance. Le quorum pour une réunion du conseil d’administration est de deux. Chaque administrateur a droit à un vote.
ARTICLE VII : COMITÉS
Le conseil d’administration peut former ou fusionner des comités pour des fins ou activités ciblées.
A) Les comités permanents de l’AQPMC sont le comité des affaires professionnelles, le comité à la communication, le comité des sciences et de l’éducation et le comité d’assurance qualité et de radioprotection. Leur président est, respectivement, le conseiller du comité des affaires professionnelles, le conseiller du comité des sciences et de l’éducation, le conseiller à la communication et le conseiller à l’assurance qualité et à la radioprotection.
B) Le comité des affaires professionnelles conseille le conseil d’administration sur tout sujet d’affaire professionnelle, incluant les affaires syndicales, la main-d’œuvre et l’éthique. Le comité des sciences et de l’éducation conseille le conseil d’administration sur tout sujet scientifique et d’éducation, incluant les activités de formation. Le comité à la communication conseille le conseil d’administration sur l’utilisation du site web et des media sociaux et la communication avec les membres et le public. Le comité d’assurance qualité et de radioprotection conseille le conseil d’administration sur les sujets d’assurance de la qualité dans les différents domaines de la physique médicale et de la radioprotection. Chaque comité permanent a un mandat écrit, approuvé par le conseil d’administration. Leurs membres sont nommés par le conseil d’administration. Les mandats écrits des comités permanents seront approuvés par le conseil d’administration.
C) Le conseil d’administration peut former des comités spéciaux ou groupes de travail pour des fins ou activités particulières. Le comité spécial sera désigné par le conseil d’administration pour un mandat allant d’un à trois ans sans fin prédéfinie, alors que le groupe de travail aura un mandat et une fin définie (ex : dissolution du groupe à la réalisation du mandat). Le président de l’AQPMC est d’emblée membre de chaque comité.
D) Chaque comité spécial aura un mandat écrit, approuvé par le conseil d’administration. Ses membres seront nommés annuellement par le conseil d’administration.
E) Le président du comité est responsable de la rédaction des comptes-rendus de toutes ses réunions et de soumettre un rapport au conseil d’administration avant la réunion générale des membres.
F) Chaque membre de tout comité remplit son mandat sans rémunération et ne reçoit aucun profit découlant de ce mandat.
G) Un membre peut être retiré d’un comité par la décision du conseil d’administration.
ARTICLE VIII : FINANCES
A) Les chèques, certificats, ou toute autre transaction bancaire seront signés par les administrateurs spécifiés dans l’article IV F).
B) L’année financière de l’AQPMC se terminera avec le dernier jour de l’année civile (1er janvier au 31 décembre).
C) Lors de chaque réunion générale annuelle, les membres désigneront un vérificateur qui devra vérifier les comptes de l’association pour la prochaine réunion générale annuelle. Le mandat du vérificateur se terminera à la prochaine réunion générale annuelle quoique le conseil d’administration peut remplir toute vacance du poste du vérificateur. Toute rémunération du vérificateur sera fixée par le conseil d’administration.
ARTICLE IX : ADRESSE POSTALE
L’adresse postale de l’AQPMC sera l’adresse postale du secrétairetrésorier. Elle doit être mise à jour à chaque changement de secrétaire-trésorier.
ARTICLE X : VOTE ÉLECTRONIQUE
Lorsque requis par les règlements, ou à la discrétion du conseil d’administration, les membres peuvent exercer leur droit de vote de façon électronique. L’avis du vote doit fournir suffisamment de renseignements pour permettre aux membres de prendre une décision raisonnée. Tous les votes devront être comptabilisés au plus tard 10 jours après la date de fermeture de la période de vote. Les votes seront comptabilisés par le secrétaire, sauf indication contraire dans ces règlements, en présence d’au moins un membre de l’association. Le secrétaire informera le président du résultat du vote, et celui-ci en informera les autres membres par la suite.
Toutes les questions seront approuvées par une majorité simple.
ARTICLE XI : AMENDEMENTS
Les promulgations, annulations, ou amendements aux règlements seront soumis au vote lors de l’assemblée générale annuelle. Les propositions d’addition, de correction, ou d’amendement aux règlements peuvent être présentés au secrétaire par voie d’une résolution passée par le conseil d’administration de l’AQPMC, ou par une pétition signée par au moins cinq membres en bonne et due forme. Les propositions doivent être soumises au secrétaire au moins 90 jours avant la tenue de la réunion générale annuelle à laquelle ces propositions doivent être soumises. Le secrétaire soumettra, par courrier ou courriel, toute proposition à tous les membres, au moins 30 jours avant le jour ou la proposition sera débattue, et il mettra la discussion de ces propositions à l’ordre du jour de la réunion. Au moins deux tiers des votes exprimés en faveur des additions, corrections, ou amendements proposés est requis pour l’adoption de ces propositions. Les votes de membres absents seront acceptés s’ils sont soumis par la poste ou par courriel.
ARTICLE XII : DISSOLUTION
Dans l’éventualité que le conseil d’administration de l’AQPMC juge que l’association n’a plus de raison utile d’exister, la procédure suivante peut être adoptée pour dissoudre l’association :
A) Le conseil d’administration de l’AQPMC postera un avis proposant la dissolution de l’association pour une certaine date, à moins qu’une majorité de membres vote contre cette dissolution.
B) À la date spécifiée, le secrétaire de l’AQPMC comptera les votes et, sauf en cas d’une majorité pour la continuation de l’AQPMC, il avisera le conseil d’administration de l’AQPMC que l’AQPMC est dissoute à partir de cette date. Tout argent, certificat, garantie, ou dette sera distribué également entre les membres.